Pada sebuah perusahaan maupun instansi, pertumbuhan dokumen merupakan tanda bahwa industri yang dijalankan terus berkembang. Maka pengelolaan kearsipan wajib dilakukan untuk menjaga dokumen penting agar tidak rusak dan hilang. Tetapi dengan terus berkembangnya perusahaan, dan dokumen yang dihasilkan tidak lagi bisa tertampung maka perlu dilakukan pemusnahan dokumen. Karena dilihat dari keterbatasan ruangan penyimpanan, sarana pengelola kearsipan, tenaga dan waktu. Semakin banyak arsip yang disimpan maka akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menemukan arsip jika diperlukan. Maka dari itu, perusahaan harus menyiapkan tim kearsipan mereka untuk mulai menyortir dokumen mana saja yang harus tetap disimpan dan dokumen mana yang bisa dimusnahkan.
Penyusutan arsip dengan memusnahkan sebagian dokumen yang sudah tidak lagi terpakai adalah cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga lebih efisien dan efektif dalam proses pengelolaan arsip. Selain itu memusnahkan arsip juga untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti data dokumen bisa disalahgunakan oleh orang-orang yang tidak bertanggungjawab. Sehingga data yang harusnya menjadi konsumsi internal perusahaan bisa tersebar luas dan bisa menimbulkan permasalahan baru.
Hakekatnya pemusnahan arsip merupakan pemusnahan alat bukti mengenai suatu transaksi, bukti akan terjadinya peristiwa, bukti kepemilikan, bukti kinerja dan lain-lain. Maka proses pemusnahan juga harus dilakukan berdasarkan kaidah kearsipan dan prosedur yang berlaku dan bisa dipertanggungjawabkan kemudian hari.
Kriteria Arsip yang dimusnahkan
Arsip yang dimusnahkan memiliki 3 kriteria berikut ini:
- Arsip yang tidak memiliki nilai guna, baik nilai guna primer maupun nilai guna sekunder
- Masa retensinya telah habis dan memiliki keterangan dimusnahkan berdasarkan JRA
- Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
- Tidak memiliki kaitan dengan penyelesaian suatu perkara
Prosedur pemusnahan Arsip
Langkah-langkah dalam pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:
- Membentuk panitia penilai yang akan ditetapkan oleh pemimpin pencipta arsip.
- Menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan, dan memverifikasi daftar arsip yang akan dimusnahkan.
- Memiliah arsip dari non arsip
- Menilai arsip berdasarkan nilai guna
- Persetujuan pemusnahan
Pelaksanaan pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip akan dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, memusnahkan dokumen hingga seluruh bentuk fisik dan informasi musnah dan disaksikan oleh saksi yang sudah ditunjuk dalam proses pemusnahan. Pemusnahan dilakukan dalam beberapa cara yaitu pembakaran, pencacahan, penggunaan bahan kimia, pulping dan cara lain yang juga memenuhi standar pemusnahan. Setelah pemusnahan dilakukan, perusahan wajib membuat berita acara yang menunjukan bahwa proses pemusnahan sudah dilakukan sesuai dengan prosedur dan sah.
Dalam hal pemusnahan ini juga bisa dilakukan oleh pihak eksternal apabila perusahaan kesulitan dalam proses ini. Saat ini sudah banyak jasa yang menawarkan jasa pemusnahan arsip, yang tentunya dilakukan oleh tim professional dan dilakukan secara amal. Bahkan proses pemusnahan bisa dilakukan diluar kantor bersangkutan.
Source: file:///mekanisme_pengajuan_usul_musnah_arsip_1572166074-1.pdf